Guide complet pour bien choisir son ERP

Les 6 étapes incontournables pour un choix stratégique

Le choix d’un ERP est une décision stratégique qui engage durablement une entreprise dans sa gestion opérationnelle et sa transformation digitale. Un mauvais choix d’ERP peut limiter la croissance, générer des coûts cachés et causer des inefficacités. En suivant ce guide structuré en six étapes, vous maximiserez les chances de réussir cette sélection en mettant en place une solution durable, parfaitement alignée avec les objectifs de votre entreprise.

Identifier les objectifs associés au futur ERP

La première étape est de clarifier précisément les objectifs que vous attendez de l’ERP. Ces objectifs doivent découler de la vision stratégique de l’entreprise. Pour structurer cette analyse, nous vous conseillons de vous poser les questions suivantes :

Quel est l’objectif principal de la mise en place de l’ERP ? Est-ce pour soutenir la croissance, améliorer l’efficacité opérationnelle, assurer une meilleure visibilité sur les performances de l’entreprise, ou optimiser la collaboration entre départements ?

Quels sont les défis actuels dans vos processus ? Les ERP modernes sont conçus pour résoudre des problématiques spécifiques. L’identification de vos défis, qu’il s’agisse de silos de données, de tâches manuelles chronophages ou de processus incohérents entre services, vous aidera à déterminer les fonctionnalités clés nécessaires.

Quelles sont vos priorités en termes de ROI ? Certaines entreprises cherchent un ROI rapide, avec des gains immédiats, alors que d’autres privilégient une approche de transformation à long terme.

Pour vous aider à établir ces objectifs, consultez les principaux décideurs des services clés et assurez-vous d’une vision commune, afin que l’ERP devienne un levier collectif de performance.

La deuxième étape consiste à définir le périmètre fonctionnel. Cette analyse servira à établir quelles sont les fonctions essentielles de l’ERP pour votre entreprise. L’important ici est de ne pas chercher à couvrir absolument tous les besoins, mais plutôt de se concentrer sur les processus à forte valeur ajoutée.

Pour définir ce périmètre fonctionnel, procédez ainsi :

Cartographie des processus actuels : Identifiez les processus de votre chaîne de valeur et leur contribution aux performances. Cela vous donnera une base pour identifier les processus critiques qui doivent être intégrés en priorité dans l’ERP.

Priorisation des fonctionnalités : Listez les modules ou fonctionnalités nécessaires (finance, gestion de production, CRM, RH, chaîne d’approvisionnement, etc.) et évaluez leur importance pour chaque service.

Évaluation des options modulaires : Certains ERP offrent des modules spécialisés qu’on peut ajouter au fur et à mesure des besoins. Par exemple, un module CRM peut être ajouté plus tard si le cœur de votre besoin se situe dans la gestion de production et la logistique.

Le but est ici d’éviter une implémentation trop complexe qui pourrait ralentir la mise en place et augmenter les coûts initiaux.

Définir le périmètre fonctionneL

Cadrer votre projet à votre dimension

Le choix de l’ERP doit être adapté à la taille, à la maturité et aux ressources disponibles dans votre organisation. Adopter une approche progressive, où le déploiement est fait par phases, permet de mieux gérer le changement et d’obtenir des résultats tangibles rapidement.

Quelques étapes pour bien cadrer le projet :

Évaluer la capacité de votre entreprise à absorber le changement : Un projet ERP a un impact important sur les méthodes de travail. Assurez-vous d’un engagement de l’équipe dirigeante et des utilisateurs clés pour faciliter la transition.

Déterminer le budget réaliste : Le coût d’un ERP ne se limite pas aux licences ; il inclut la maintenance, les mises à jour, le support, et surtout les formations.

Planifier une feuille de route : Créez une feuille de route avec des jalons intermédiaires pour suivre l’avancée de la mise en place. Assurez-vous que cette feuille de route inclut des étapes de formation pour garantir l’adoption par les utilisateurs.

Cette étape est cruciale pour éviter les dérives de coûts et pour garantir que le projet reste en phase avec les priorités de l’entreprise.

Dans le choix d’un ERP, il est important de considérer les spécificités de votre secteur tout en valorisant les bénéfices d’une solution standardisée. Aujourd’hui, les ERP cloud modernes sont conçus pour répondre de manière flexible à un large éventail de besoins métiers grâce à des configurations modulaires et des options de personnalisation rapide.

Pourquoi une approche standardisée est avantageuse pour votre métier ?

Accélération de la mise en œuvre : En optant pour un ERP cloud avec des processus standardisés, les entreprises bénéficient d’un déploiement plus rapide. Les modules préconfigurés permettent de couvrir les besoins essentiels de nombreux secteurs sans recourir à des développements spécifiques qui peuvent retarder le projet et générer des coûts supplémentaires.

Agilité et évolutivité : Les ERP cloud de dernière génération offrent une grande flexibilité pour répondre aux évolutions de votre entreprise. La standardisation des fonctionnalités permet d’intégrer rapidement de nouvelles pratiques métiers ou de nouvelles unités de production sans devoir redévelopper des configurations complexes.

Alignement avec les meilleures pratiques : Les solutions ERP standardisées intègrent des processus inspirés des meilleures pratiques sectorielles, ce qui permet aux entreprises de bénéficier d’un cadre opérationnel éprouvé tout en conservant une certaine souplesse pour des ajustements propres à chaque activité.

Maintenance simplifiée et coûts maîtrisés : Les solutions standardisées permettent des mises à jour et une maintenance simplifiée, réduisant les interruptions de service et les coûts de support. Cela garantit également que votre ERP bénéficie des dernières avancées fonctionnelles et technologiques.

En conclusion, la standardisation des ERP cloud modernes permet de concilier les besoins de spécificité sectorielle avec des processus éprouvés et des configurations modulaires. Cette approche permet d’obtenir une solution robuste, déployée plus rapidement, et évolutive, qui répond aux besoins essentiels de votre entreprise tout en s’adaptant facilement à sa croissance future.

Cadrer votre choix à votre métier

Calculer un ROI

Le calcul du retour sur investissement (ROI) est souvent un point critique pour justifier le choix de l’ERP. Un ERP performant doit permettre de réduire les coûts, d’améliorer la productivité, et d’augmenter la rentabilité.

Pour établir un calcul de ROI :

Évaluez les coûts totaux : Intégrez non seulement les coûts de licence, mais aussi ceux de l’implémentation, de la formation, de la maintenance et du support technique.

Estimez les bénéfices attendus : Les gains se traduisent souvent par la réduction des erreurs, des économies sur les coûts de personnel, et une meilleure efficacité dans la chaîne de production ou de logistique.

Mesurez les gains indirects : L’amélioration de la satisfaction client, la fiabilité accrue des données, et la simplification des processus internes apportent des bénéfices souvent moins quantifiables mais significatifs.

Le calcul de ROI doit être réaliste et prendre en compte les spécificités de votre entreprise pour que le projet soit réellement rentable.

Enfin, l’étape de comparaison permet de sélectionner l’ERP qui répond le mieux aux critères essentiels pour votre organisation.

Voici les critères à privilégier pour une comparaison objective :

Évolutivité et flexibilité : L’ERP doit être capable de grandir avec votre entreprise, avec des modules qui s’ajoutent facilement en fonction de vos nouveaux besoins.

Simplicité d’implémentation : Une mise en œuvre simple et rapide est un gage de succès. Privilégiez les ERP proposant des options de déploiement adaptées, telles que des déploiements cloud ou hybrides.

Ergonomie et expérience utilisateur : Un ERP difficile à utiliser ou complexe à comprendre risque d’être mal accepté par les utilisateurs. La prise en main doit être simple et intuitive.

Soutien et service client : La qualité du support technique et la disponibilité des consultants sont des aspects cruciaux. Assurez-vous que l’éditeur ou intégrateur offre un support à la hauteur de vos attentes.

Réputation et fiabilité : Vérifiez les références clients et la réputation de l’éditeur pour vous assurer qu’il est capable de répondre à des demandes spécifiques et de fournir des mises à jour régulières.

En prenant le temps de réaliser une évaluation complète et en respectant chacune de ces étapes, vous pourrez sélectionner un ERP qui s’intègre dans votre stratégie d’entreprise et qui crée de la valeur sur le long terme.